4 راهکار ساده برای مدیریت بهتر جلسات کاری
دقیقه مطالعه
موقعیتی فراهم کنید تا همه‌ی افراد اظهارنظر کنند
هیچ چیز به اندازه‌ی زیادی حرف زدن یک نفر، جلسه را از مسیرش خارج نمی‌کند.
اگر دیدید کسی دارد بیش از حد صحبت می‌کند سریعا او را متوقف کنید. بگویید:
«از توجه شما خیلی سپاس‌گزاریم اما حالا باید به دیگران هم فرصت بدهیم
که نظرات‌شان را بیان کنند تا بتوانیم یک تصمیم درست و جامع بگیریم.»
هیچ‌کس استثنا نیست. وقتی قانون‌های مناسبی برای مدیریت جلسات داشته باشید
و به نظر همه توجه کنید، عملکرد گروه‌تان در یک چهارچوب خاص قرار خواهد گرفت و بهتر می‌شود.
با مجله خبری ایشومر همراه باشید :
جلسه را به موقع شروع و به موقع هم تمامش کنید
وقتی مسئولیت مدیریت جلسات با شماست، اگر به موقع آن جلسه را شروع و تمام کنید
و به عنوان یک فرد منظم شناخته شوید، می‌بینید که چطور همکاران‌تان به جلسه توجه می‌کنند. وقتی شما برای وقت آنها ارزش قائل شوید، آنها هم به شما احترام می‌گذارند.
یک نکته‌ی دیگر در مورد زمان: جلسات‌تان نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشند. ۶۰ دقیقه بیشترین زمانی است که کارمندان حواس‌شان جمع و متمرکز است.
تنها افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضورشان لازم است
وقتی دارید برای یک جلسه برنامه‌ریزی می‌کنید، به این فکر کنید که چه کسی واقعا لازم است حضور داشته باشد؟ اگر می‌خواهید یک تغییر را اطلاع‌رسانی کنید باید کسانی را دعوت کنید که از این اطلاع‌رسانی تأثیر می‌گیرند. اگر قرار است یک مشکل را حل کنید، کسانی را دعوت کنید که اطلاعات خوبی دارند و می‌توانند در حل این مسئله به شما کمک کنند. اگر افراد حاضر در جلسه فکر کنند که موضوع جلسه به آنها ارتباطی ندارد یا از این مسئله اصلا سر در نمی‌آورند، این جلسه برای‌شان کسل‌کننده می‌شود و وقت‌شان با شرکت کردن در آن هدر می‌رود.
به برنامه‌ی زمان‌بندی‌تان توجه کنید
همه‌ی مسائلی را که قرار است در جلسه مطرح شوند، در قالب یک دستور جلسه بنویسید. باید یک برنامه‌ی زمانی مشخص داشته باشید و زمان مورد نیاز برای هر بخش از جلسه را مشخص و آن را برای همه‌ی افرادی که در جلسه حضور داشتند، ایمیل کنید.
وقتی هم که جلسه شروع شد آن برنامه‌ی زمانی را روی تخته بنویسید یا روی صفحه‌ی نمایش بگذارید. این کار که یکی از روش‌های مدیریت جلسات است، باعث می‌شود که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شود.